الفعالية التنظيمية مفهومها و مؤشراتها ال 21
تمثل الفعالية التنظيمية الأساس المناسب لتقويم أداء التنظيم و جهود العاملين به، فالفعالية تعبر عن النتائج الإيجابية التي يحصدها التنظيم و التي تحقق نتيجة للتفاعل بين أطراف التنظيم و التوافق بين أهدافها و تداخل المصالح فيما بينها للتمكن من تحقيق الأهداف الأساسية للتنظيم .
لكن تحقيق الفعالية التنظيمية تتخلله مجموعة من الإستراتيجيات و الأساليب التي لابد من العمل بها على مستوى المنظمة و لهذا فإن الوصول إليها يتطلب المعرفة الجيدة بالنقاط المؤثرة فيها و السبل الناجعة للوصول إليها.
1/ مفهوم الفعالية التنظيمية :
تطرقت ميلاط إلى ذكر تعريف غوربايد بأن الفعالية التنظيمية هي تعظيم عائد المنظمة بجميع الوسائل و هي مقياس للأداء نسبة إلى الأهداف.
و تضيف أن مفهوم الفعالية التنظيمية يشير إلى النطاق الذي يمكن التنظيم كنظام إجتماعي من الحصول على الموارد اللازمة و الوسائل المناسبة لتحقيق الهدف.
حسب الشريف أن الفعالية التنظيمية تعني تحقيق الهدف و الوصول إلى النتائج التي تحددها مسبقا و تصبح نقطة تركيز، إذا ماالذي يحققه المدير و ليس ما الذي يفعله؟
من هذا يمكن القول ان الفعالية التنظيمية هي قدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها في ظل الموارد المتاحة، للوصول إلى جزئيات تضمن الوصول إلى تطور المؤسسة و إستمراريتها.
2/ مؤشرات الفعالية التنظيمية :
يعمل كل تنظيم على القيام بعدد من المسؤوليات و الوظائف للوصول إلى ماوضع لأجله هذا التنظيم و كتقييم لمدى نجاحها في أدائها وضع الباحثون مجموعة من المؤشرات التي يمكن من خلالها الحكم عاى فعالية المنظمة، فقد أشار الطبيل إلى ان قياس الفعالية التنظيمية يمكن ان يكون من منطلقين داخلي و خارجي.
فالفعالية ضمن البيئة الداخلية تتم على أساس درجة تحقيق المنظمة للأهداف المتعلقة بحجم المبيعات، الحصة السوقية و الأرباح، اما ضمن البيئة الخارجية فإن فعالية المنظمة تعكس أساس قوتها التنافسية المستندة على درجة قبول منتجاتها و خدماتها، و درجة إستعابها للتطور و الإبداع التكنولوجي، و مدى تحسسها للتقلبات الإقتصادية و قدرتها على إتخاذ ردود أفعال إتجاهها.
مصطلح الفعالية التنظيمية يفتح أمامنا مجموعة من المؤشرات و المعايير المتعلقة بها و المطروحة من قبل العديد من الباحثين ، من بين ما أشار إليه السويسي ، مجموعة المعايير التي توصل إليها كامبل من خلال دراسته لموضوع الفعاليه التنظيمية، و تتمثل في ثلاثين معيارا لقياس الفعالية التنظيمية و تتمثل في :
الفعالية العامة :
تتمثل في مجموعة من الأراء و الأحكام التي يصدرها الخبراء ةالمختصين و الذين هم على علاقة مع المنظمة.
الإنتاجية :
و تتمثل في حجم الإنتاج أو الخدمات التي تقدمها المؤسسة و تقاس على المستوى الفردي أو المستوى الجماعي لكل وحدة تنظيمية لنفس المنظمة أو بين المنظمات التي تتشابه في النشاط.
الربحية :
و هي كمية الإيراد من المبيعات بعد حذف التكاليف.
الجودة :
و ترتبط بالمنتجات أو الخدمات التي تقدمها المنظمة للزبائن .
حوادث العمل :
و تقاس بمدى تكرارها و الزمن الذي يستغرقه التعطيل و ما ينحدر عنه من خسائر مادية و بشرية.
النمو:
و نقف عليه بواسطة حجم العمل أو الطاقة الإنتاجية القصوى للمنظمة و حجم المبيعات و عدد الإبتكارت.
معدل التغيب:
و الذي يشير إلى الغياب عن العمل دون مبرر.
دوران العمل:
و يشير إلى عدد الأفراد الذين تخلوا عن مناصب عملهم، بمحض إرادتهم و الذي يؤدي إلى عدم الإستقرار الوظيفي.
الرضا الوظيفي :
و يقاس بإرتفاع الروح المعنوية للعامل بحكم المناخ التنظيمي الملائم.
التحفيز و الدافعية:
و تتمثل في درجة إستعداد الفرد و مساهمته الفعالة في تحقيق الأهداف المسطرة.
الروح المعنوية:
ترتبط بالجماعة عكس التحفيز الذي يرتبط بالفرد و تتمثل في مدى تفهم الجماعة لمعايير المؤسسة و مدى شعورهم بالإنتماء.
الرقابة :
و هي التي تسمح بضبط و توجيه سلوك الأفراد نحو تحقيق الأهداف المسطرة.
* تحقيق التماسك و التقليل من الصراعات من خلال تحقيق التعاون و التنسيق و تصميم شبكة إتصال.
المرونة و التكيف :
و التي تعني إمكانية إستيعاب التغيرات التي تحدد مدى مستوى البيئة بواسطة إعادة صياغة الأهداف المسطرة بما يتوافق و الظروف المستجدة .
* درجة الإستقرار التي تميز المؤسسة و قدرتها على رؤية المستقبل في الحاضر من خلال عملية التخطيط.
* اللإندماج و التوافق بين أهداف المؤسسة و أهداف الأفراد العاملين فيها من خلال عملية التخطيط.
* تمتع المؤسسة من قبل المجتمع بالشرعية و القبول من خلال القيم و الثقافة السائدة بها و إنسجامها مع قيم المجتمع .
التطابق في الأدوار و القواعد و السلوك:
و تعني مدى الإتفاق حول مجموعة من المسائل مثل تفويض السلطة و توقعات الأداء .
* المهارات العلمية للمدراء و التي تسمح بتحقيق التفاعل الإيجابي بين مختلف المدخلات.
المهارات العملية لدى إدارة التنظيم :
و التي تسمح بالإتصال بباقي المؤسسات الأخرى.
إدارة المعلومات و الإتصال :
و التي ترتبط بإنتقال المعلومات بين مختلف الوحدات التنظيمية والخصائص التي يجب ان تتوفر في المعلومة بدقة و بوضوح.
الإستفادة من البيئة:
من خلال الإستماع الدائم و القرب و حصولها على كل ما له علاقة بالفعالية التنظيمية.
التقييم الخارجي :
الذي يتمثل في وجهة نظر الاطراف الخارجية و الأحكام النقييمية التي تصدرها بحكم المصلحة التي تربطهم بالمؤسسة.
الإستقرار:
و يتمثل في الإستعداد الدائم للمؤسسة لصيانة بنائها الوظيفي، و كذلك ضمان عملية الإمداد بكل مستلزماته خاصة في فترة الأزمات.
* تكلفة الإدارة و التي تتمثل في النسبة بين المرتبات و مكافأت مختلف عناصر القوى العاملة مقابل مايقومون به من أعمال.
* مدى المشاركة من قبل أعضاء المؤسسة في عملية إتخاذ القرارات، خاصة التي تكون ذات علاقة مباشرة .
برامج التكوين و التطوير:
و تمثل حجم الجهد المبذول بغرض توفير فرص لتنمية الموارد البشرية المتاحة.
التركيز على الإنجاز:
وهي الحاجات التي يسعى الفرد إلى تحقيقها، و التي تشكل إحدى عناصر التحفيز الأساسية، قبل الحكم على فعالية المنظمة من عدمها لابد من ربطها بمدى تواجد هذه المعايير بها، فكلما تمكن التنظيم من الوصول إلى هذه المعايير كلما إرتفعت نسبة فعاليته.
3/ أسباب سوء الفعالية التنظيمية و إنعكاساتها :
لابد لنا عند طرح موضوع الفعالية التنظيمية ان نتحدث عن الأسباب التي تحول دون الوصول إلى فعالية المنظمة، التعرف على هذه الأسباب يمكننا من وضع أليات للتعامل مع هذه المعوقات و طرح الحلول للتخلص منها و السير نحو فعالية قصوى.
تمر كافة التنظيمات مهما إختلفت مستوياتها بمشاكل تحد من فعاليتها ، فبناء على ماورد عن بوفلجة أن هذه المشاكل قد تكون نتيجة أخطاء تصميمية أو سوء تنظيمها أو عدم قدرتها على التكيف مع المحيطات.
ينتج عن ذلك مجموعة من الإنعكاسات السلبية تتمثل خاصة في الإضطرابات العملية و توتر العلاقات و ضعف مستوى الإنتاج و سوء نوعيته. يمكن إرجاع أسباب سوء فعالية التنظيمات إلى ثلاثة عوامل تتمثل في أخطاء التصميم ، سوء التنظيم و كذا عدم التكيف مع المحيط.
1/3 أخطاء في التصميم:
إن سوء أماكن العمل و ظروفه الفيزيقية يؤدي إلى إنعكاسات سلبية في أداء التنظيمات و مستوى فعاليتها ، تتمثل أهم أخطاء تصميم التنظيمات في:
سوء الإضاءة :
إن سوء الإضاءة و خاصة في الاماكن التي تحتاج إلى دقة الملاحظة أو اماكن العمل الخطرة يؤدي إلى صعوبات في الملاحظة و تعب في البصر.
كثرة الضوضاء :
ينتج عن تشغيل بعض الألات ضجيج مرتفع مما يؤدي مع الوقت إلى التأثير على حاسة السمع و تناقص مستواه.
إرتفاع مستوى الحرارة أو إنخفاضها:
إن إرتفاع مستوى الحرارة أو إنخفاضها يؤدي إلى إيجاد ظروف غير صحية و غير مساعدة على العمل و الإنتاج.
إرتفاع مستوى الرطوبة :
تعاني بعض مناصب العمل من إرتفاع مستوى الرطوبة وهو ما يؤدي إلى ضغوط مهنية تسبب القلق و عدم الراحة أثناء تأدية العامل لمهامه.
إنتشار الروائح الكريهة:
إن الروائح الكريهة في أماكن العمل كما هو الحال في صناعة الجلود مثلا، يؤدي إلى اثر سلبي على حاسة الشم عند العاملين.
سوء وضعية الجسم:
إن سوء تصميم أماكن العمل كالمقاعد و الطاولات و صعوبة الوصول إلى أدوات المراقبة و التحكم فيها أثناء العمل، عوامل تؤدي إلى مجموعة من الألام في مختلف أعضاء الجسم.
و هكذا فإن سوء التصميم أماكن العمل و سوء ظروفه، عوامل تؤدي إلى مجموعة من المشاكل النفسية و العضوية، من تعب و ملل، و أمراض مهنية و حوادث العمل.
2/3 سوء التنظيم :
إلى جانب صعوبات تصميم أماكن العمل، هناك صعوبات تنظيمية و تسييرية و تتمثل أهم مظاهرها في :
عدم كفاءة المشرفين :
عادة مايرتقي العمال في مسارهم المهني إلى مناصب المسؤولية دون أن يكون لديهم التكوين المناسب و الكفاءة الضرورية لتحمل المسؤولية الجديدة التي تتطلب مهارات تسييرية.
سوء قنوات الإتصال:
إن سوء قنوات الإتصال بين الإدارة و العمال، يؤدي إلى كثرة الإشاعات و سوء العلاقات الإجتماعية و المهنية داخل التنظيم .
* إنعدام سياسة واضحة لإدارة الموارد البشرية :
تتمثل مظاهر سوء تسيير الموارد البشرية في عدم إعتماد طرق علمية سليمة في توظيف العمال و تقييم أدائهم و الفشل في تكوينهم و تحديد علاواتهم، و هكذا يؤدي سوء التنظيم و سوء العلاقات البشرية داخل التنظيم إلى مجموعة من الإنعكاسات السلبية على فعالية التنظيم .
3/3 سوء التكيف مع المحيط:
تعيش التنظيمات وسط محيط متقلب و متغير، و تعاني من نقائصه و سلبياته فالتغير التكنولوجي السريع و ما يتطلبه من تغيير تنظيمي، و تغيير المحيط المالي و السياسي و الإقتصادي.
و خاصة بعد تهاون الموانع الجمركية و عولمة الإقتصاد جعل التنظيمات في حاجة إلى تغيير مستمر و تكيف مع المستجدات، الا ان ضعف فعالية التنظيمات جعلها عاجزة على مسايرة هذا التطور.
تؤثر مجموعة من العوامل على مستوى فعالية التنظيم، منها قلة الموارد و صعوبات التسويق إرتفاع النفقات و نقص الهياكل داخل المحيط ، كلها عوامل تؤثر على فعالية التنظيمات.
إن عدم ملائمة الإمكانيات التكنولوجية و عدم توفر الكفاءات الضرورية و عدم مرونة أساليب التسيير و ضعف نجاعتها كلها عوامل تؤدي إلى صعوبة التكيف مع المحيط.
تلجأ بعض التنظيمات لممارسات عقيمة و غير مثمرة تؤدي إلى فشلها في تحقيق الفعالية التنظيمية، ويذكر تاوريريت بعض هذه الممارسات على النحو التالي:
الإسراف في إستخدام الوقت و الموارد المتاحة :
و يستدل على ذلك بما يسمى بقانون باركنسون الشهير و هو عبارة عن جملة ساخرة تقول ” إن العمل يستمر فقط لإستهلاك الوقت” و المثال التالي يوضح كيفية إنتشار قانون باركينسون في دنيا الأعمال.
تم إبلاغ أحد المديرين بقرار زيادة حجم العمل في إدارته بنسبة 20% و طلب منه تخفيض عدد الأفراد العاملين على الألات الكاتبة من سبعة إلى خمسة أفراد.
في البداية عبر المدير عن إستيائه الشديد من القرارات و إعتبرها قرارات تعسفية، و بعد مرور شهرين من تنفيذ هذه التعليمات تأكد المدير أن الفعالية قد زادت في إدارته و إستدل على ذلك بزيادة كمية العمل التي تم إنجازها في هذه الفترة مقارنة بفترات مماثلة في الماضي.
و قد إكتشف المدير ان العاملين كانوا يستهلكون وقتا اطول في الاعمال الروتينية كتغيير “الريبون” أو حفظ المستندات.
إنشغال الإدارة بالتفاصيل :
حيث يقوم الإداري بإتخاذ كل القرارات المتعلقة بمراحل العمل المختلفة تاركا للمرؤوسين بديلا واحدا وهو أن يكون تابعا هادئ الطباع .
إن فرض الإداري لنفسه في العمل بهذه الطريقة يؤدي إلى إنخفاض مستويات أدائهم مما يؤثر في النهاية تأثيرا سلبيا على فعالية المنظمة.
* جهل الأفراد العاملين بأهداف المنظمة أو جهل المنظمة لأهداف العاملين يؤدي إلى إنخفاض مستوى الفعالية التنظيمية.
* إنعدام التجانس و التناسق بين أفراد الجماعة في العمل، مما ينعكس سلبا على التكامل الوظيفي و بالتالي إنعدام روح الفريق.
* الإشراف المباشرو الملاحق للفرد بصفة مستمرة، حيث يتوقف نجاح المشرف أو فشله على قدرته على تطبيق الطرق الجماعية للإشراف.
* الشعور بالإغتراب المهني و عدم الولاء للجماعة و المنظمة ككل.
إن تواجد مثل هذه المشاكل و غيرها في أي تنظيم سينتج عنها إنعكاسات ليست بالإيجابية تعود بالدرجة الأولى على فعالية المنظمة. و يؤكد بوفلجة بأن تراكم النقائص و سوء التصميم و أخطاء في التسيير و صعوبات مسايرة المحيط تؤدي حتما إلى مجموعة من الإنعكاسات يمكن حصرها في مجالين أساسيين و هما سوء العلاقات الإجتماعية و إنخفاض وسوء مستوى الإنتاج.
إنخفاض مستوى الرضا المهني :
إن كثرة المشاكل داخل المؤسسات يؤدي إلى إنخفاض مستوى الرضا المهني ، و هو مايمكن ملاحظته من خلال مجموعة من المظاهر تتمثل أهمها في :
سوء العلاقات الإجتماعية :
تتمثل هذه الظاهرة في سوء العلاقات بين العمال عموما، بما في ذلك العلاقات بين العمال و المشرفين عنهم و مسؤوليهم، كما أن هذه الظاهرة قد تتطور إلى الصراعات في العمل.
صراعات العمل :
تتمثل صراعات العمل في الخصومات و القيام بإضرابات، سواء لأهداف نقابية مهنية معلنة او لأسباب خفية و قد تكون ذات خلفيات ثقافية او قبلية.
إرتفاع مستوى التغيب او ترك العمل :
تعاني التنظيمات الغير فعالة من إنخفاض مستوى الرضا المهني و كثرة المشاكل، إن إستفحال المشاكل عادة مايؤدي مغادرة الكثير من العمال لمؤسساتهم، و البحث عن بدائل أخرى للعمل، كالإنتقال للعمل بمؤسسة أخرى او اللجوء إلى اعمال تجارية او فلاحية حرة، هناك إرتباط بين مستويات التغييب و ترك العمل إذ ان كثرة المشاكل تؤدي للظاهرتين معا.
إرتفاع نسب حوادث العمل :
ان سوء تصميم الألات و نقص التكوين، و سوء ظروف العمل و إنخفاض مستوى الرضا المهني عوامل تساعد على الرفع من مستويات حوادث العمل.
إن سوء العلاقات الإجتماعية و إنخفاض مستوى الرضا المهني عوامل لا يمكن تجاهل أثارها السلبية على فعالية التنظيمات.
إنخفاض و سوء مستوى الإنتاج :
تؤدي المشاكل الإجتماعية إلى مجموعة من الأثار السلبية على الإنتاج و الإنتاجية و على مستوى ربح أو خسارة التنظيم، و تتمثل مظاهرها في:
ضعف مستوى الإنتاج :
يمكن التعرف على مدى فعالية التنظيم من خلال مقارنة مستويات الإنتاج فيها بغيرها من التنظيما، إذ ان ضعف الإنتاج هو احد مؤشرات ضعف فعالية التنظيم.
كثرة الضياع :
لايمكن تسويق إنتاج سيء الجودة و الحل هو رميه او إعادة رسكلته في العملية الإنتاجية او بيعه في أحسن الظروف بثمن بخس، و هو ما يؤثر سلبا على الناتج المالي للمؤسسة. إرتفاع التكاليف:
احد مؤشرات سوء الفعالية التنظيم هو إرتفاع تكلفة الإنتاج و كثرة الضياع، و هو مايؤدي الى زيادة في تكلفة الأنتاج.
مدى رواج السلعة المنتجة :
تؤدي مشاكل المؤسسات إلى إرتفاع تكلفة الإنتاج و هو مايؤدي إلى إرتفاع أثمان البضائع المنتجة، كما ان إنخفاض مستوى جودتها يؤدي إلى صعوبة بيعها، و خاصة في حالة المنافسة.
قيمة المخزون من الموارد المصنعة :
إن إرتفاع حجم السلع المخزونة من المنتوجات المصنعة مؤشر جيد على مستوى فعالية المؤسسة، إذ ان إرتفاع مستوى المخزون أكثر من المتوسط يوضح مدى صعوبة التسويق.
الربح أو الخسارة :
أهم مؤشر على مدى فعالية المؤسسة هو مدى قدرتها على تحقيق أهدافها، يعتبر اي هدف في التنظيمات الصناعية أو التجارية و حتى الخدماتية هو الربح و هو معيار يمكن ضبطه و التعرف على مستواه.
كل هذه الشاكل المذكورة أنفا لابد لنا كمختصين الإحاطة بها من خلال تعريف التنظيمات بها و بأسبابها و طرق علاجها لتتمكن من الوصول إلى الفعالية التنظيمية.
يتضح مما سبق من التعريفات و النظريات المفسرة للفعالية التنظيمية و النماذج المتعلقة بها بأن للموضوع أهمية بالغة منذ القدم على كافة ميادين العمل بإختلاف أنشطتها و سعيها المتواصل في محاولة الوصول إلى الميزة التنافسية في جميع الإتجاهات.
المراجع المعتمدة:
1/ صبرينة ميلاط. التكوين المهني و الفعالية التنظيمية.الجزائر
2/ عبد الوهاب سويسي. المنظمة.الجزائر.
3/ بوفلجة غيات،فعالية التنظيمات. الجزائر.
4/ محمد احمد الطبيل. تخطيط المسار الوظيفي و علاقته بالفعالية التنظيمية. غزة.